Huutokaupat ja myynti – tietosuojaseloste

9.2.2024

Tietosuojaseloste, VR Groupin hankinta
Huutokauppoihin ja omaisuuden myyntiin osallistuvien tarjoajien ja ostajien yhteyshenkilöt

1. Rekisterinpitäjä

VR-Yhtymä Oyj (jäljempänä VR)
Y-tunnus: 1003521-5
Radiokatu 3
PL 488
00096 VR
puh. 029 4343

2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot

VR-konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava(a)vr.fi
VR:n hankinnan tietosuojayhteyshenkilö: info.procurement(a)vr.fi
Tietopyynnöt ja yhteydenotot: info.procurement(a)vr.fi

3. Henkilötiedon käsittelyn tarkoitukset

VR:n järjestämiin huutokauppoihin ja omaisuuden myyntiin osallistuvien tarjoajien ja ostajien yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Huutokaupan ja myynnin sekä niihin liittyvien prosessien ja dokumenttien valmistelu, käsittely ja arkistointi
• Yhteistyön hoitaminen ja siihen liittyvät yhteydenotot
• Yhteistyön tilastointi, raportointi ja suunnittelu
• Yrityksen vastuullisuuden varmentaminen 

Yrityksen yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimukseen: Käsittelemme yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden henkilötietoja sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa tarjoaja tai ostaja on osapuolena.

Lailliseen velvoitteeseen: Käsittelemme tarjoajan ja ostajan henkilötietoja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi esimerkiksi dokumenteille asetettujen velvoitteiden mukaisesti.

Oikeutettuun etuun: Yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely voi perustua rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietoja käsitellään yhteistyön hoitamiseksi ja kehittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja selvittämiseksi.

4. Tietolähteet

Pääsääntöisesti VR kerää yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden tiedot tarjoajana toimivalta yritykseltä tai henkilöltä itseltään.

5. Rekisteröidyt ja henkilötietoryhmät

Rekisteröidyt: VR Groupin tarjoajien ja ostajien yhteyshenkilöt sekä valitut asiantuntijat

Perustietoja, muun muassa:

• Tarjoajien ja ostajien perustiedot, kuten yrityksen/yhdistyksen nimi, y-tunnus , toimiala, postiosoite, laskutustiedot
• Tarjoajien ja ostajien yhteyshenkilöiden sekä valittujen asiantuntijoiden yhteystiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero 

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Emme luovuta toimittajatietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.

7. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

8. Tietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä noudattaa tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Tarjoajien ja ostajien yhteyshenkilöiden ja valittujen asiantuntijoiden tietojen säilyttämisen käytännöt ovat riippuvaisia niiden käsittelyn tarkoituksesta. Yleisesti ottaen seuraamme seuraavia tiedon säilytysaikoja:

• Sopimukset ja niissä olevat henkilötiedot: säilytysaika kymmenen (10) vuotta myyntisopimuksen voimassaoloajan loppumisesta
• Tarjousasiakirjat ja niissä olevat henkilötiedot: säilytysaika kymmenen (10) vuotta tarjouksen voimassaoloajan loppumisesta
• Muissa tapauksissa käsiteltävät ostajien henkilötiedot: Henkilötietoja säilytetään yhteyshenkilörekisterissä sen ajan, minkä ostajan kanssa tehty sopimussuhde jatkuu tai VR Groupilla on muilta osin tietojen tarve sellaiseen tarkoitukseen, joka liittyy sopimussuhteeseemme ostajan kanssa. 

9. Rekisteröityjen oikeudet

VR Groupin toimittajan yhteyshenkilönä sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joita VR käsittelee. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä: info.procurement(a)vr.fi. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Alla olemme listanneet rekisteröityjen oikeudet yleisellä tasolla:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, onko hänen henkilötietojansa käsitelty VR:n toimesta sekä saada jäljennös henkilötiedoista.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää oikaisemaan häntä koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).

3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää VR:ää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti ja tietoja, joiden osalta VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus tietojen säilyttämiselle, ei poisteta.

4. Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

5. Käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojaan koneluettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu joko suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

7. Oikeus peruuttaa suostumus
Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

10. Tietojen suojaamisen periaatteet

VR:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.